Блог

Как вести учет в небольшом автосервисе — простой способ без CRM

Как организовать учет заказов, клиентов и оплат в небольшом автосервисе. Простая система учета для гаража или СТО без сложной CRM и дорогих программ.

Как вести учет в маленьком автосервисе

Многие небольшие автосервисы начинают одинаково: записи в тетрадке, заметки в телефоне, сообщения в WhatsApp и “всё в голове”.

На старте этого обычно хватает. Но со временем появляются проблемы:

теряются клиенты;
забываются оплаты;
сложно понять, сколько сервис зарабатывает;
заказы начинают путаться;
невозможно быстро найти историю ремонта автомобиля.

Хорошая новость в том, что для начала не нужна сложная CRM или дорогая программа. Во многих случаях достаточно навести базовый порядок в учете.

В этой статье разберем, как организовать простой учет заказов в маленьком автосервисе.

Что важно учитывать в автосервисе

Даже в небольшом сервисе нужно фиксировать минимум информации по каждому заказу:

дата обращения;
клиент;
телефон;
автомобиль;
выполненные работы;
сумма заказа;
оплаты;
статус заказа.

Без этого уже через несколько месяцев становится сложно:

искать информацию;
контролировать долги;
понимать загрузку;
возвращать клиентов.

Почему тетрадка перестает работать

Учет “на бумаге” почти всегда приводит к одинаковым проблемам.

Теряются клиенты

Клиент звонит через месяц: “Вы мне меняли тормоза на Kia”.

И начинается поиск:

в переписках;
в заметках;
по фотографиям;
в памяти сотрудников.

Появляются ошибки по оплатам

Особенно когда:

заказ оплачивается частями;
несколько сотрудников принимают деньги;
есть переводы и наличные одновременно.

В какой-то момент становится невозможно быстро понять:

кто оплатил;
кто должен;
где ошибка.

Невозможно оценить прибыль

Большинство маленьких сервисов не понимают:

сколько заказов было за месяц;
какой средний чек;
кто из клиентов приезжает повторно.

Без учета сервис работает почти вслепую.

С чего начать учет

Для маленького сервиса обычно достаточно простой таблицы.

Например в:

Excel;
Google Sheets;
OnlyOffice.

Главное — не усложнять.

На старте достаточно трех разделов:

заказы;
клиенты;
касса.

Как должен выглядеть простой учет заказов

Каждый заказ — отдельная строка.

Минимальный набор колонок:

номер заказа;
дата;
клиент;
телефон;
автомобиль;
работы;
сумма;
статус;
комментарий.

Этого уже достаточно, чтобы:

не терять заказы;
вести клиентов;
контролировать оплаты;
понимать текущую загрузку.

Как учитывать оплаты

Даже простой учет кассы уже дает много пользы.

Важно фиксировать:

дату оплаты;
номер заказа;
сумму;
комментарий.

Это помогает:

видеть долги;
контролировать частичные оплаты;
понимать остаток денег в кассе.

Когда таблицы уже недостаточно

Таблицы хорошо работают, если:

в сервисе 1–3 человека;
немного заказов;
нет сложного учета.

Но со временем почти все сервисы сталкиваются с одинаковыми ограничениями:

несколько сотрудников одновременно редактируют файл;
появляются ошибки в формулах;
неудобно вести запись клиентов;
сложно контролировать статусы;
нет учета запчастей и работ;
сложно искать информацию.

Обычно именно в этот момент сервисы переходят на специализированные системы учета.

Что использовать вместо таблиц

Когда заказов становится больше, удобнее работать в системе, которая уже адаптирована под автосервис.

Например в Autero:

все заказы находятся в одной системе;
есть история автомобиля;
календарь записи;
заказ-наряды;
учет оплат и долгов;
контроль сотрудников и статусов.

При этом начать можно с обычной таблицы, а перейти на систему — позже, когда это действительно понадобится.

Бесплатный шаблон учета заказов

Если вы только начинаете вести учет в автосервисе — можете использовать наш бесплатный шаблон:

учет заказов;
клиенты;
касса;
долги и оплаты.

Подходит для небольших сервисов и гаражей.

Скачать шаблон учета заказов

Полезные материалы для автосервиса

Попробовать Autero

Бесплатная регистрация в Autero